書類 簡単 収納

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書類を簡単に収納する7つのポイント

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一般家庭でも、税金や住民登録など公共関係・クレジット・住宅賃貸借契約・教育・・・・
など様々な社会生活関係の書類や手紙など個人的な書類その他かなりの種類と数の書類があります。そこで、そういった書類を簡単に収納する工夫の7つのポイントを次に掲げます。
 


 

 


 

<ポイント1> 「現在必要な書類、保存書類、廃棄書類を整理する」

書類を「A:今後のため常に手元に置いて置く必要があるもの」「B:ぜひ保存しておきたい、あるいは、いずれ必要となるかもしれないもの」「C:もう廃棄してよいもの(例えば税金関係の書類は7年以上前のものは廃棄して良いことになっています)」の三種類に分けます。
 
Aのみを身近に収納し、Bは収納容器・方法・場所を見直し、Cは廃棄しましょう。これだけでも、書類の収納はかなりスッキリします。
 

<ポイント2> 「書類を分類(カテゴリ-分け・大分類)する」

手持ちの書類をいくつかのグループ(カテゴリー)に分けます。その数は各家庭で異なるでしょうが、普通おそらく10カテゴリー前後が実際的だと思われます。
 
書類の中には盗まれたり無くしたら大変なことになる書類もあります。たとえば「不動産権利書」「有価証券」「金銭貸借証書類」「遺言」・・・などです。こういった重要書類は自宅で収納する場合は万一の盗難・火災や散逸などを防ぐために「金庫」とか、考え付く限り最も安全な収納法を自分で決めるほかありません。他には銀行の「貸金庫」がよく利用されます。
 
この記事は、そう言った重要なものを除いた「日常書類の収納」についてのものです。
 

<ポイント3> 「書類カテゴリーに名前をつける」

書類の収納を簡単にするためにカテゴリー分けし、自分でそれぞれのカテゴリーに名前をつければよいですが、次のようなカテゴリーあるいは名称も参考になるでしょう。
 
「A:官公庁関係」「B:契約関係」「C:銀行・クレジット関係」「D:領収書関係」「E:交際・文通関係」「F:子供・教育関係」「G:保証書・取り扱い説明書関係」「H:パパ専用関係」「I:ママ専用関係」「J:地域情報関係」「K:親戚関係」「L:社交・友人住所文通関係」「M:その他(取りあえず収納しておく書類)」
 

<ポイント4> 「書類をさらに細かく分類(中分類・小分類)して収納する」

書類をカテゴリー分けしたうえに、できれば「さらに細かく分類(中分類)して収納」すると、一見手間のように見えますが、書類を必要とする時の手間が簡単になります。分類の例として、各カテゴリーについて次のようなものがあります。
 

A: 「税金関係」「戸籍・住民票関係」「年金関係」「福祉関係」 ・・・・・
B: 「住居・賃貸関係」「電気・ガス・水道関係」「テレビ・通信関係」「マイカー関係」「保険関係」「ローン関係」・・・・・・・
C: 「銀行通帳」「クレジット契約書」「クレジット毎月明細・振込関係」・・・・
D: 「日用雑貨・食料品・家具類・電気器具・住宅家電類・・医療費・・・などに小分けできれば、そうしてください」
E: 「住所録」「将来必要な資料となる文通」・・・・
F: それぞれのやりかたで・・・。
G: 「マイカー関係」「家庭電化製品」「テレビ関係」「インターネット関係」・・・・

(以下、それぞれのやりかたで・・・。中分類された書類を「これはパパの分、これはママの分、これは子供のタロウ君の分」・・・と小分け(小分類)することも一案です。)
 

<ポイント5> 「収納容器を用いる」

書類を分類し適切な収納容器を利用すると収納と書類の利用はさらに簡単にできます。
 
クリアホルダー:小分類した書類は文具店・スーパー・百均などで売っているA4判の「クリアホルダー」に収納し、2-3センチx5-6センチ程度のステッカー/ラベルにそのカテゴリー名を書いて貼り付けます。
 
それらのクリアホルダーを収納するために、A4サイズ用の「トレー」(または「バスケット」)を用います。このトレイは、大分類された書類を収納する為のもので、高さは3センチメートル程度が実際的で、カテゴリー名のステッカー/ラベルを貼り付けます。
 
さらに、これらのトレーとかバスケットを収納するための「引き出しケース」(40センチx30センチx15センチ程度のプラスチック容器で一個500円―800円程度のものと、その三段重ね、五段重ねのものがあり、キャスター付きのものもあります。一個ものを使う場合、積み重ねることが出来る同じ形のものを使った方が便利です。)
 

<ポイント6> 「未決トレイ(INトレイ)と既決トレイ(OUTトレイ)を作る」

書類として「読んだり処理しなくてはならないもの」と、「既に読んだか必要な処理を行ったもの」に分けるトレイを作ります。未決を赤色、既決を緑色などにすると収納間違いもありません。既決分は、手空きのときそれぞれの「カテゴリー」に収納します。
 

<ポイント7> 「リセプショントレイを作る」

毎日、郵便・水道・光熱費・電話・インターネット・教育関係・・・・などで受け取る書類を事後簡単に取り出したり処理するために分類・収納することが望ましいことは事実ですが、毎日毎日書類を入手するたびに分類・収納するのは何とも煩わしいこと!ですね。
 
そこで、その煩わしさから解放されて「モノグサ」が出来るために、毎日受理された書類を一旦ともかく「放り込む」トレイも作ることが一策です。つまり、このトレイの底が一番古い書類で、一番上が一番新しい書類となります。
 
そして、気が向く時あるいは時間が取れるときに(と言ってもあまりタメこまないよう一か月以内に一度とか自分で決めて)このトレイから全ての書類を取り出して本来の分類に従って収納するようにします。
 

まとめ


以上お話ししましたように、「簡単な書類の収納法」ということは、つまりは「書類を受け取って処理し・発信したりするのを簡単にするための方法」でもあります。この記事が書類収納合理化のご参考になれば幸いです。

 


 

 


 

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